Tra cứu hóa đơn GTGT có hợp pháp, hợp lệ như thế nào ?

Hóa đơn điện tử hiện nay đã trở nên phổ biến và là xu hướng hóa đơn tất yếu của mọi doanh nghiệp Việt. Để việc sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng, đúng pháp luật, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn và doanh nghiệp cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp.

1. Tra cứu hóa đơn theo quy định cũ

Nếu hóa đơn cần tra cứu là hóa đơn giấy, hóa đơn mua của Cơ quan thuế, hóa đơn điện tử theo quy định cũ ( theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ) thì các bước thực hiện tra cứu như sau:

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế

Truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Bước 2: Chọn hình thức tra cứu

Tại giao diện trang chủ, người dùng nhấn chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, => “Hóa đơn” => “Tra cứu một hóa đơn” (hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn” tùy vào nhu cầu tra cứu).

Bước 3: Điền thông tin hóa đơn cần tra cứu

Khi giao diện “TRA CỨU HÓA ĐƠN” hiển thị, người dùng cần điền đầy đủ thông tin tra cứu tại mục “Điều kiện tra cứu”. Bao gồm:

– Mã số thuế người bán HHDV;

– Mẫu số;

– Ký hiệu hóa đơn;

– Số hóa đơn;

– Nhập mã xác thực.

Cuối cùng, sau khi đã nhập đầy đủ và chính xác thông tin được yêu cầu, người dùng nhấn ô “Tìm kiếm” để hệ thống trả kết quả tra cứu.

Bước 4: Kiểm tra kết quả tra cứu

Khi hệ thống hiển thị kết quả tra cứu, người dùng có thể đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử với kết quả tra cứu.

Thông thường, một hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, hệ thống sẽ trả kết quả tra cứu với đầy đủ cả 2 trường thông tin: “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Đồng thời, thông tin tra cứu và thông tin trên hóa đơn điện tử sẽ hoàn toàn trùng khớp.
Trường hợp nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 trường thông tin trên, hoặc thông tin không khớp với hóa đơn điện tử thì hóa đơn tra cứu là bất hợp pháp.

2. Tra cứu hóa đơn điện tử

Hiện nay, để kiểm tra hóa đơn điện tử theo quy định mới (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) hợp pháp, người dùng có thể tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc tra cứu ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.

Bước 1: Truy cập Hệ thống hóa đơn

Truy cập: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập thông tin

Nhập các thông tin bắt buộc bao gồm:

– MST người bán

– Loại hóa đơn

– Ký hiệu hóa đơn

– Số hóa đơn

– Tổng tiền thanh toán

– Mã capcha