Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế hiện nay, việc thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài để mở rộng hoạt động kinh doanh của các tổ chức nước ngoài, từ đó tạo ra những cơ hội mới trong kinh doanh và hợp tác giữa các nước. Tuy nhiên, việc thành lập văn phòng đại diện cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng được nhiều thủ tục pháp lý. Trong bài viết này, Việt Luật và quý khách cùng tìm hiểu về quá trình và các yếu tố cần thiết để thành lập Văn phòng đại diện của TNNN.

Quyền thành lập và chức năng của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo quy định tại Điều 3 – Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài thì:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
• Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
• Chức năng:
  • Văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện;
  • Không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (được áp dụng từ ngày 26/07/2023)

Điều kiện thành lập được quy định tại Điều 7 – Nghị định 07/2016/NĐ-CP bao gồm:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Thẩm quyền cấp Giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài

Theo quy định tại Điều 5 – Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài thì cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài là:

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, nếu văn phòng đại diện có trụ sở dự kiến đặt ngoài:
  • Khu công nghiệp;
  • Khu chế xuất;
  • Khu kinh tế;
  • Khu công nghệ cao.
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở nằm trong các khu vực đó.

Thời hạn của Giấy phép văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Theo Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Những điểm cần lưu ý khi thành lập Văn phòng đại diện

a/ Trụ sở:

• Phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật;
• Không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

b/ Tên văn phòng đại diện

• • Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
  • Kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện.

c/ Chế độ báo cáo hoạt động

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện gửi báo cáo theo mẫu về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới cơ quan cấp phép;
• Có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

d/ Người đứng đầu văn phòng đại diện

• Chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong/ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền;
• Phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ khi xuất cảnh;

Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• • Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
  • Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
  • Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
  • Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

đ/ Ký hợp đồng thương mại

Theo khoản 1, 3 Điều 18 theo Luật Thương mại năm 2005 thì văn phòng đại diện không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam., không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài. Ngoài ra, theo quy định bên trên, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài chỉ được làm văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện.

==> Do đó, sau khi thành lập, văn phòng đại diện không được ký kết hợp đồng thương mại

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (kể từ 26/07/2023)

Bước 1: Việt Luật tư vấn, soạn thảo hồ sơ

• Dựa vào những thông mà khách hàng đã cung cấp, tư vấn những thủ tục phù hợp;
• Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, nhanh chóng

Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản gốc Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán trong năm tài chính gần nhất;
• Hoặc văn bản xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của trưởng Văn phòng đại diện;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện:
  • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm;
  • Bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
  • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Lưu ý: Tài liệu được nước ngoài cấp phải được Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng sang Tiếng Việt trừ hộ chiếu.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Thẩm quyền cấp Giấy phép: được quy định tại Điều 5 – Nghị định 07/2016/NĐ-CP

• Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao;
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) nếu trụ sở đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.

Hình thức nộp:

• Trực tiếp;
• Đường bưu điện;
• Trực tuyến Sở Công Thương thành phố Hồ Chí Minh (ví dụ trường hợp tại Thành phố Hồ Chí Minh)

Lệ phí: 1.500.000 đồng/hồ sơ

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Trường hợp đặc biệt khi thành lập hồ sơ văn phòng đại diện thì thời gian có thể kéo dài hơn dự kiến

• Trường hợp thành lập văn phòng đại diện nước ngoài chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
• Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 4: Đăng ký mã số thuế

Theo quy định tại Khoản 2 – Điều 33 – Luật Quản lý thuế 2019 thì trong 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập thì Văn phòng đại diện có trách nhiệm nộp hồ đăng ký để được cấp mã số thuế gồm 10 số.

Bước 5: Đăng ký khắc dấu

• Việt Luật hỗ trợ soạn hồ sơ khắc dấu và
• Cùng Trưởng đại diện nộp hồ sơ và nhận con dấu tại Cơ quan công an nơi dự kiến đặt trụ sở.

Bước 6: Mua thiết bị chữ ký số (Token)

Phụ vụ cho việc nộp tờ khai lên thuế và nộp báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền (nếu có)

Những việc cần theo dõi sau khi được cấp giấy phép văn phòng đại diện

Đăng ký mã số thuế cho nhân viên

Nhân viên của văn phòng đại diện và trưởng văn phòng phải có mã số thuế cá nhân theo thủ tục dưới đây:

Hồ sơ đăng ký mã số thuế bao gồm:

(1) Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân

(2) Bản sao Thẻ căn cước công dân hoặc bản sao Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch Việt Nam;

Bản sao Hộ chiếu còn hiệu lực đối với cá nhân là người có quốc tịch nước ngoài hoặc người có quốc tịch Việt Nam sinh sống tại nước ngoài.

Mở tài khoản ngân hàng 

Trưởng văn phòng đại diện liên hệ trực tiếp ngân hàng mà văn phòng muốn mở để mở tài khoản theo quy định của mỗi ngân hàng, các hồ sơ cơ bản cần chuẩn bị:

• Bản sao căn cước công dân hoặc hộ chiếu của Trưởng văn phòng;
• Bản sao Giấy phép văn phòng đại diện kèm bản gốc để đối chiếu;
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc hợp đồng thuê dịch vụ kế toán của tổ chức mở tài khoản thanh toán (nếu có) kèm giấy tờ tùy thân của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.

Nộp báo cáo của văn phòng

Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện, Chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.

Nộp báo cáo thuế thu nhập cá nhân của trưởng văn phòng và nhân viên

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng không phát sinh doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ nên không thuộc diện khai thuế giá trị gia tăng, do đó thuộc đối tượng khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng.

Đối với các cá nhân được chi trả tiền công, tiền lương từ văn phòng đại diện, văn phòng đại diện tiến hành kê khai theo hồ sơ sau:

1. Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 05/KK-TNCN) (theo Thông tư92/2015/TT-BTC);
2. Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN) (theo Thông tư 92/2015/TT-BTC)

Đối với Trưởng Văn phòng đại diện nhận thu nhập từ nước ngoài thì văn phòng có trách nhiệm khai, quyết toán thuế TNCN trực tiếp với cơ quan thuế theo tờ khai mẫu số 02/KK-TNCN và tờ khai mẫu số 02/QTT-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính).

Đăng ký bảo hiểm cho nhân viên và trưởng văn phòng

Các nhân sự tại văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm

• Chế độ ốm đau;
• Chế độ thai sản;
• Chế độ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
• Chế độ hưu trí;
• Chế độ tử tuất.

Cần có kế toán hoặc sử dụng dịch vụ kế toán

Văn phòng đại diện cần có bộ phận kế toán hoặc sử dụng dịch vụ kế toán để theo dõi, lập bảng lương, sổ sách lưu nội bộ và trình cơ quan khi cần thiết.

==> Vì sao lựa chọn dịch vụ kế toán chuyên nghiệp của Việt Luật:

• Đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ tư vấn về thuế đã được Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh cấp xác nhận;
• Với đội ngũ kế toán trưởng, kế toán tổng hợp có chuyên môn kế toán cao và có nhiều năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực kế toán – tư vấn thuế;
• Tiết kiệm chi phí và giảm thiểu rủi ro cho các doanh nghiệp khi quyết toán thuế;
• Phục vụ vô tư, khách quan, vì lợi ích khách hàng, tuân thủ theo lợi ích nghề nghiệp đã cam kết;
• Tuân thủ quy trình nhập liệu, kiểm tra chặt chẽ qua nhiều công đoạn độc lập;
• Cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất về thuế – kế toán là yêu cầu bắt buộc;
• Có quan hệ tốt với cơ quan thuế để chọn giải pháp tối ưu tháo gỡ mọi vướng mắc của doanh nghiệp.

Tham khảo bảng báo giá tại đây Báo giá dịch vụ sau khi thành lập văn phòng đại diện năm 2023

Các trường hợp không cấp Giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài

Cơ quan cấp Giấy phép không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong những trường hợp sau:

1. Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định trên đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện 

2. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định liên quan đến trường hợp thu hồi Giấy phép văn phòng đại diện.

3. Việc thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

4. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Tham khảo thêm Thành lập công ty trọn gói và Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp

Mọi thắc mắc quý khách liên hệ lại để được hỗ trợ

Hãy gọi cho chúng tôi theo số: 
Tổng đài: 028.7777.5678 (30 lines)
Điện thoại di động (Zalo/Viber): 0934234777 – 0938234777 – 0936234777
Email: [email protected]