Chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp có được coi là chi phí hợp lý

Để thành lập một doanh nghiệp, ngoài việc chuẩn bị kỹ càng về vốn, nguồn nhân lực, kế hoạch, chiến lược … thì doanh nghiệp còn cần phải chuẩn bị kinh phí để thực hiện các thủ tục khi thành lập một doanh nghiệp. Khi chuẩn bị thành lập doanh nghiệp, nhà đầu tư thường quan tâm đến 2 vấn đề: hợp đồng trước thành lập doanh nghiệp và chi phí trước thành lập doanh nghiệp. Vậy chi phí trước khi thành lập doanh nghiệp có được coi là chi phí hợp lý? Để giải đáp câu hỏi trên; hãy cùng Việt Luật tham khảo qua bài viết sau:

Xem thêm:

CHI PHÍ TRƯỚC KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP CÓ ĐƯỢC COI LÀ CHI PHÍ HỢP LÝ

Căn cứ pháp lý:

Luật doanh nghiệp 2014.
Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Thông tư số 219/2013/TT-BTC.
Thông tư số 45/2013/TT-BTC.

1. Hợp đồng trước thành lập doanh nghiệp

Trước khi thành lập doanh nghiệp, người thành lập không tránh khỏi phải thực hiện một số giao dịch để chuẩn bị cho việc thành lập và hoạt động. Trong đó, một số giao dịch bắt buộc phải được lập thành văn bản. Vậy giá trị pháp lý của những hợp đồng được ký trước khi thành lập doanh nghiệp là như thế nào?

Người thành lập doanh nghiệp được ký các loại hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước; và trong quá trình đăng ký doanh nghiệp (ví dụ như: hợp đồng thuê/mua nhà; hợp đồng thuê/mua trang thiết bị; hợp đồng quảng cáo…).

Tuy nhiên, do doanh nghiệp chưa thành lập nên hậu quả pháp lý của việc ký kết hợp đồng trước khi thành lập doanh nghiệp có thể xảy ra hai trường hợp: doanh nghiệp được thành lập và doanh nghiệp không được thành lập.

Nếu doanh nghiệp được thành lập: lúc này, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng, trừ trường hợp các bên hợp đồng có thỏa thuận khác.
Nếu doanh nghiệp không được thành lập: người ký kết hợp đồng chịu trách nhiệm hoặc người thành lập doanh nghiệp liên đới chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng đó.

Để hạn chế rủi ro, những nhà đầu dự định thành lập doanh nghiệp nên thỏa thuận cụ thể với nhau về nghĩa vụ pháp lý phát sinh từ việc ký hợp đồng trước đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp không được thành lập.

Tham khảo thêm: Phân biệt giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh

2. Chi phí trước thành lập doanh nghiệp

Để thành lập doanh nghiệp và chuẩn bị cho quá trình hoạt động có thể phát sinh các chi phí sau:

Chi phí thành lập doanh nghiệp như chi phí thuê trụ sở; chi phí mua trang thiết bị; máy móc phục vụ hoạt động kinh doanh, …
Chi phí thuê và đào tạo nhân viên, …
Chi phí quảng cáo
Lệ phí nộp hồ sơ tại Sở kế hoạch – Đầu tư
….

Tham khảo thêm: Vốn – vấn đề tiên quyết khi bắt đầu khởi nghiệp

3. Những khoản chi phí này có phải là chi phí hợp lý của doanh nghiệp và có được khấu trừ thuế (nếu có) không?

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

Trừ các khoản chi không được trừ; doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Đồng thời, theo quy định tại khoản 3 điều 3 Thông tư số 45/2013/TT-BTC:

“Chi phí thành lập doanh nghiệp; chi phí đào tạo nhân viên; chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp; … không phải là tài sản cố định vô hình mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong thời gian tối đa không quá 3 năm theo quy định của Luật thuế TNDN.”

Do đó, đối với các khoản chi phí phát sinh trước khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định (giấy thỏa thuận giữa các sáng lập viên; giấy ủy quyền; hợp đồng, hóa đơn; chứng từ đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền); phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì được hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, chi phí được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh, tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.

Ngoài ra, căn cứ điểm b khoản 12 Điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC:

“12. Cơ sở kinh doanh được kê khai, khấu trừ thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào dưới hình thức ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác mà hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền bao gồm các trường hợp sau đây:

b) Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, mua sắm hàng hóa, vật tư thì doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn GTGT đứng tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền và phải thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.”

Theo hướng dẫn nêu trên, trường hợp trước khi thành lập doanh nghiệp; các sáng lập viên của doanh nghiệp có văn bản ủy quyền cho bên thứ ba (gọi tắt là các tổ chức, cá nhân được ủy quyền) thực hiện chi hộ một số khoản chi phí liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp; mua sắm hàng hóa; vật tư thì với các hóa đơn mua hàng mang tên tổ chức, cá nhân được ủy quyền; doanh nghiệp không phải điều chỉnh hóa đơn (thông tin đơn vị mua hàng); và được coi là chứng từ hợp lý; hợp lệ để hạch toán vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN nếu các hóa đơn này đáp ứng đủ điều kiện nêu trên.

Xem thêm: Những điều cần đặt biệt lưu ý khi thành lập công ty năm 2019

Cũng căn cứ theo những quy định trên, doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo các hóa đơn GTGT đứng tên tổ chức/cá nhân được ủy quyền. Doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán cho tổ chức, cá nhân được ủy quyền qua ngân hàng đối với những hóa đơn có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên.