Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Vậy thủ tục thành lập văn phòng công chứng ra sao? Mời bạn đọc tham khảo trong bài viết dưới đây.
NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT KHI THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG?
Theo quy định tại Điều 22 – Luật Công chứng 2014 thì văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Loại hình công ty
- Là công ty hợp danh;
- Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
Người đại diện theo pháp luật
- Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng.
- Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng;
- Trưởng Văn phòng công chứng hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
Tên của Văn phòng công chứng
- Phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận;
- Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác;
- Không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Trụ sở của Văn phòng công chứng
*Được hướng dẫn bởi Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày 01/5/2015
- Phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
Con dấu của Văn phòng công chứng
- Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
- Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy;
- Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập.
QUY TRÌNH THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG THEO QUY ĐỊNH MỚI NHẤT
Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng
Thành phần hồ sơ
- Đơn đề nghị thành lập;
- Đề án thành lập, cần nêu rõ các nội dung dưới đây:
- Sự cần thiết thành lập:
- Loại hình mở văn phòng công chứng
- Tên, số và quyết định bổ nhiệm công chứng viên, số thẻ và ngày cấp thẻ công chứng viên
- Dự kiến kế hoạch chấm dứt hành nghề luật sư, thừa phát lại, trọng tài viên, đấu giá viên, giám định viên tư pháp, tư vấn viên pháp luật của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng
- Tên gọi và tên giao dịch dự kiến khi thành lập văn phòng công chứng
- Dự kiến nhân sự của Văn phòng công chứng: số lượng, trình độ và kinh nghiệm…;
- Khả năng quản trị Văn phòng
- Cơ sở vật chất:
- Trụ sở: Vị trí dự kiến đặt Văn phòng công chứng; Tổng diện tích sử dụng của Văn phòng công chứng; Diện tích Văn phòng dành cho lưu trữ; Diện tích mở văn phòng công chứng dành cho tiếp dân.
- Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công chứng;
- Đề án phải nêu rõ điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự và an toàn giao thông.
- Phương hướng áp dụng công nghệ thông tin;
- Kế hoạch triển khai hoạt động của Văn phòng công chứng
- Tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức, nhân sự và cơ sở vật chất khi thành lập văn phòng công chứng;
- Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ công chứng;
- Tiến độ và các kế hoạch mở văn phòng công chứng;
- Điều kiện lưu trữ, kế hoạch thực hiện việc lưu trữ, quy trình lưu trữ hồ sơ;
- Các vấn đề khác liên quan khác.
- Sự cần thiết thành lập:
Cơ quan có thẩm quyền:
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi dự kiến đặt Văn phòng công chứng
Thời gian xử lý:
Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp nếu được chấp thuận bước 1
Thành phần hồ sơ:
- Đơn đăng ký hoạt động;
- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).
Thời gian xử lý:
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 3: Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng
Theo quy định tại Điều 26 – Luật Công chứng 2014, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong ba số liên tiếp về những nội dung sau đây:
- Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
- Họ, tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng;
- Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.
SAU KHI THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG, TỔ CHỨC HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG CÓ NGHĨA VỤ GÌ?
1. Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
2. Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
3. Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước.
4. Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình.
5. Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định tại Điều 37 của Luật này và bồi thường thiệt hại theo quy định tại Điều 38 của Luật này.
6. Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề công chứng trong quá trình tập sự tại tổ chức mình.
7. Tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
8. Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công chứng.
9. Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
10. Chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật này.
11. Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH LIÊN QUAN ĐẾN VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
Theo quy định tại Điều 16 – Nghị định 82/2020/NĐ-CP, tổ chức hành nghề công chứng nếu vi phạm các hành vi sau sẽ bị phạt từ 3 triệu đến 50 triệu đồng, cụ thể:
1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không niêm yết hoặc niêm yết không đầy đủ lịch làm việc; thủ tục công chứng; nội quy tiếp người yêu cầu công chứng; phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác; danh sách cộng tác viên phiên dịch tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;
b) Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động không đúng thời hạn hoặc không đầy đủ nội dung hoặc không đúng số lần theo quy định;
c) Thực hiện không đúng hoặc không đầy đủ chế độ báo cáo; báo cáo không chính xác về tình hình tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;
d) Lập, quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng hoặc sử dụng biểu mẫu không đúng quy định;
đ) Lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định;
e) Sử dụng biển hiệu không đúng mẫu hoặc nội dung biển hiệu không đúng giấy đăng ký hoạt động;
g) Phân công công chứng viên hướng dẫn tập sự không đúng quy định;
h) Từ chối tiếp nhận người tập sự hành nghề công chứng do Sở Tư pháp chỉ định mà không có lý do chính đáng;
i) Từ chối nhận lưu giữ di chúc mà không có lý do chính đáng;
k) Không duy trì việc đáp ứng điều kiện về trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định;
l) Không đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng vào văn bản công chứng đã có chữ ký của công chứng viên hoặc không đóng dấu giáp lai giữa các tờ đối với văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên;
m) Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp liên tục cho công chứng viên của tổ chức mình;
n) Không tạo điều kiện cho công chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm.
2. Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không đăng báo nội dung đăng ký hoạt động theo quy định;
b) Không thực hiện chế độ báo cáo theo quy định;
c) Không có biển hiệu theo quy định;
d) Không lập sổ trong hoạt động công chứng theo quy định;
đ) Thu thù lao công chứng cao hơn mức trần do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành hoặc cao hơn mức thù lao đã niêm yết; thu chi phí khác cao hơn mức chi phí đã thoả thuận;
e) Thu phí công chứng không đúng theo quy định;
g) Không thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước;
h) Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản không đúng thời hạn hoặc địa điểm hoặc nội dung theo quy định;
i) Không chia sẻ thông tin lên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình công chứng;
k) Không thông báo bằng văn bản danh sách cộng tác viên phiên dịch của tổ chức hành nghề công chứng cho Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở;
l) Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp không bảo đảm mức phí tối thiểu hoặc không đúng thời hạn hoặc không đầy đủ cho tất cả công chứng viên của tổ chức mình theo quy định;
m) Đăng ký hoạt động không đúng thời hạn theo quy định.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung quyết định cho phép thành lập, giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng;
b) Không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình;
c) Lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.
4. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không đăng ký hoạt động theo quy định;
b) Không đăng ký nội dung thay đổi về tên gọi của văn phòng công chứng hoặc họ tên trưởng văn phòng công chứng hoặc địa chỉ trụ sở hoặc danh sách công chứng viên hợp danh hoặc danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của văn phòng công chứng;
c) Mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng hoặc thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngoài hoạt động công chứng đã đăng ký hoặc hoạt động không đúng nội dung đã đăng ký;
d) Không thỏa thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc; không trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc trong trường hợp không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được với người lập di chúc trước khi tổ chức hành nghề công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể;
đ) Không đăng ký hành nghề cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định;
e) Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và tổ chức mình;
g) Không niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc việc thụ lý công chứng văn bản khai nhận di sản trước khi thực hiện việc công chứng;
h) Không thông báo để xóa đăng ký hành nghề đối với công chứng viên không còn làm việc tại tổ chức mình;
i) Không lưu trữ hồ sơ công chứng;
k) Làm mất di chúc đã nhận lưu giữ, trừ trường hợp vì lý do bất khả kháng;
l) Làm mất hồ sơ công chứng, trừ trường hợp vì lý do bất khả kháng;
m) Trả tiền hoa hồng, chiết khấu cho người yêu cầu công chứng, người môi giới.
5. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với hành vi hoạt động khi văn phòng công chứng được hợp nhất, nhận chuyển nhượng, nhận sáp nhập mà chưa được cấp, cấp lại, thay đổi nội dung đăng ký hoạt động.
6. Phạt tiền từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không phải là tổ chức hành nghề công chứng mà hoạt động công chứng dưới bất kỳ hình thức nào;
b) Cho công chứng viên không đủ điều kiện hành nghề hoặc người không phải là công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình.
a) Đình chỉ hoạt động từ 01 tháng đến 03 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 6 Điều này;
b) Đình chỉ hoạt động từ 03 tháng đến 06 tháng đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 4 Điều này;
c) Tịch thu tang vật là quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng, giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng bị tẩy xoá, sửa chữa làm sai lệch nội dung đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 3 Điều này.
8. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Kiến nghị cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền xem xét, xử lý đối với giấy tờ, văn bản bị tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung quy định tại điểm a khoản 3 Điều này;
b) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện hành vi vi phạm quy định tại các điểm đ và e khoản 2, các điểm a, c và đ khoản 4, khoản 6 Điều này;
c) Buộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thông báo cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền, nghĩa vụ liên quan về hành vi vi phạm quy định tại khoản 6 Điều này.
Hãy gọi cho chúng tôi theo số:
Tổng đài: 028.7777.5678 (30 lines)
Điện thoại di động (Zalo/Viber): 0934234777 – 0938234777 – 0936234777
Email: [email protected]