Thay đổi người đại diện theo pháp luật (“người đại diện”) là thủ tục được thông báo cho Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở khi Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi người chịu trách nhiệm về mặt pháp lý của công ty. Điều kiện và trình tự thay đổi như thế nào sẽ được Việt Luật tóm tắt cho bạn đọc trong bài viết sau đây.
1. Khái niệm về người đại diện theo pháp luật
Theo quy định tại Điều 12 – Luật Doanh nghiệp 2020 thì:
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
- Một công ty có thể có 1 hoặc nhiều người đại diện.
- Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật;
- Công ty có thể thuê người khác làm đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật có thể không phải là người góp vốn trong doanh nghiệp.
=> Nếu công ty chỉ có 1 đại diện pháp luật là người nước thì bắt buộc khi soạn hồ sơ, phải có địa chỉ tại Việt Nam
2. Điều kiện trở thành người đại diện theo pháp luật
- Từ đủ 18 tuổi trở lên;
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
3. Chức danh của người đại diện theo pháp luật
- Tổng Giám đốc công ty;
- Giám đốc công ty;
- Chủ tịch công ty – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị – đối với công ty cổ phần;
- Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – Đối với công ty cổ phần;
- Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Chủ tịch Hội đồng thành viên – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Hoặc các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.
4. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật
Theo quy định tại Điều 13 – Luật Doanh nghiệp 2020 thì người đại diện có trách nhiệm sau đây:
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
- Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp;
- Người đại diện của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định theo những nội dung trên.
5. Trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật (kể từ ngày 26/07/2023)
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Quý khách hàng cung cấp thông tin bao gồm:
- Mã số thuế công ty;
- Thông tin của người đại diện mới (CCCD/Hộ chiếu).
Bước 2: Việt Luật soạn hồ sơ để quý khách hàng ký tên
Thành phần hồ sơ bao gồm:
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số Phụ lục II-2
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh có nội dung thay đổi về thuế;
- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi người đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện mới;
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số Phụ lục II-2
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh có nội dung thay đổi về thuế;
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện mới;
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Đối với công ty cổ phần:
- Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số Phụ lục II-2
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh có nội dung thay đổi về thuế;
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện mới;
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Đối với công ty hợp danh:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
- Danh sách thành viên công ty hợp danh quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó không bao gồm nội dung kê khai về thành viên góp vốn;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hợp danh mới.
- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
Đối với doanh nghiệp tư nhân:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người bán, người tặng cho và người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân đối với trường hợp bán, tặng cho doanh nghiệp tư nhân; chữ ký của người thừa kế đối với trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân chết;
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân, người thừa kế;
- Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc mua bán trong trường hợp bán doanh nghiệp tư nhân; hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho doanh nghiệp tư nhân; bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế.
Bước 3: Việt Luật thay mặt khách nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch đầu tư
Bước 4: Nhận kết quả và bàn giao cho quý khách
Sau thời gian từ 3 – 5 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với nội dung mới nếu hồ sơ hợp lệ.
Bước 5: Quý khách hàng cập nhật lại các thông tin khác theo nội dung mới
- Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần lưu ý việc đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
- Trường hợp đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì công ty cần làm thủ tục thay đổi nếu có quyết định của cấp trên.
- Thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Trường hợp giấy phép con của công ty đứng tên người đại diện cũ và trường hợp họ không còn chịu trách nhiệm nữa thì tiến hành thay đổi người đứng tên.
Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty
- Khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo PL nếu trên đăng ký doanh nghiệp chưa có thông tin số điện thoại hoặc chưa cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc chưa phân mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp cần thực hiện, bổ sung để tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo PL.
- Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo PL là một trong các cá nhân sau đây:
- Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với loại hình công ty tương ứng;
- Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu;
Tham khảo thêm Thành lập công ty trọn gói và Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.
Mọi thắc mắc, quý khách liên hệ lại để được hỗ trợ.
Hãy gọi cho chúng tôi theo số:
Tổng đài: 028.7777.5678 (30 lines)
Điện thoại di động (Zalo/Viber): 0934234777 – 0938234777 – 0936234777
Email: [email protected]