Thay đổi trụ sở công ty - Những điều cần lưu ý!

Thay đổi trụ sở công ty là một trong những nội dung thay đổi kinh doanh, hồ sơ sẽ được nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi dự kiến đặt trụ sở công ty. Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc hỗ trợ khách hàng Doanh nghiệp, Việt Luật xin gửi đến bạn đọc nhưng quy định liên quan đến việc thay đổi trụ sở công ty trong bài viết dưới đây.

Mục lục

NHỮNG LƯU Ý KHI THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY (kể từ ngày 01/07/2023)

Theo quy định tại Điều 42 – Luật Doanh nghiệp 2020 thì:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Do đó, khi thay đổi trụ sở công ty, Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau đây:

Địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp;
Địa chỉ phải có đầy đủ số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn và 3 cấp hành chính (cấp xã, huyện và tỉnh);
Trường hợp không có số nhà thì Doanh nghiệp nên xin giấy xác nhận khu vực của trụ sở chưa được cấp số nhà do cơ quan có thẩm quyền của địa phương xác nhận;
Không lấy địa chỉ không có thật (địa chỉ ma) để làm địa chỉ trụ sở => Vì có thể sẽ bị khóa mã số thuế;
Được lấy địa chỉ của văn phòng chia sẻ (văn phòng ảo) để làm trụ sở sở công ty, nhưng phải có Hợp đồng thuê.
Không lấy chung cư, căn hộ tập thể làm địa chỉ => Theo quy định của Luật Nhà ở chung cư không được dùng vào mục đích nào khác ngoài để ở;
Được lấy địa chỉ của căn hộ vừa kinh doanh và ở (officetel) => Tuy nhiên cần có văn bản xác nhận của Chủ Đầu tư

=> Mặc dù, khi nộp hồ sơ thành lập công ty hoặc đăng ký thay đổi trụ sở, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ không yêu cầu giấy tờ chứng minh, tuy nhiên, Doanh nghiệp nên có Hợp đồng thuê (đối với trường hợp thuê) hoặc các giấy tờ pháp lý khác liên quan đến trụ sở lưu tại công ty.

THỦ TỤC THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY (Kể từ 01/07/2023)

Trường hợp thay đổi trụ sở công ty không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Bước 1: Việt Luật tư vấn các quy định có liên quan

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ và hướng dẫn khách ký tên

Thành phần hồ sơ bao gồm

a/ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b/ Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thay đổi trụ sở;

c/ Quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh về việc thay đổi trụ sở;

d/ Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở;

e/ Giấy ủy quyền cho Việt Luật nộp hồ sơ.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Việt Luật thay mặt khách hàng nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả

Sau thời gian từ 3-5 ngày làm việc, quý khách sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới

Bước 5: Làm bảng hiệu và treo tại công ty

Trụ sở công ty bắt buộc phải treo bảng hiệu, bảng hiệu công ty bao gồm các thông tin sau:

Tên Công ty;
Mã số thuế;
Địa chỉ;
Logo, diện tích logo không quá 20% diện tích biển hiệu, không được thể hiện thông tin, hình ảnh quảng cáo cho bất cứ loại hàng hóa, dịch vụ nào.

Theo quy định tại Điểm c – Khoản 2 – Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư:

Việc không treo bảng hiệu tại trụ sở sẽ bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Bước 1: Thực hiện thủ tục chốt hồ sơ tại cơ quan quản lý thuế hiện tại, hồ sơ bao gồm:

a/ Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu số 08-MST ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC;

b/ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép thành lập và hoạt động…

c/ Bản sao giấy tờ cá nhân của đại diện pháp luật;

d/ Kế toán công ty nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; hoặc cam kết không sử dụng hóa đơn bằng thiết bị chữ ký số.

Nếu không sử dụng hóa đơn cũ thì nộp hồ sơ hủy hóa đơn, không cần làm quyết toán

Lời khuyên: Doanh nghiệp nên có kế toán riêng hoặc sử dụng dịch vụ kế toán, quý khách có thể tham khảo dịch vụ của Công ty Việt Luật tại Dịch vụ kế toán trọn gói – Chi phí hợp lý dành cho Doanh nghiệp

Sau 10 ngày làm việc, Doanh nghiệp sẽ nhận kết quả là Mẫu 09 – Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và soạn hồ sơ thay đổi trụ sở công ty

Thành phần hồ sơ:

a/ Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b/ Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thay đổi trụ sở;

d/ Quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi trụ sở;

e/ Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu đại diện pháp luật không nộp được;

Bước 3: Nhận kết quả

Sau thời gian từ 3-5 ngày làm việc, quý khách sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới

Bước 4: Làm bảng hiệu và treo tại công ty

Bước 5: Làm con dấu mới

Con dấu doanh nghiệp thông thường sẽ hiện thị nội dung thông tin về địa chỉ trụ sở chính, do đó khi thay đổi địa chỉ khác tỉnh hoặc thành phố, doanh nghiệp cần phải tiến hành khắc con dấu mới và cần thông báo mẫu dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh cũng như với cơ quan thuế.

Bước 6: Thực hiện thủ tục báo giảm BHXH khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận, khác tỉnh.

Thực hiện các nghĩa vụ (chốt sổ, nộp đủ tiền) với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi trước đây công ty đặt trụ sở.

Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận huyện.

Đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc giao dịch điện tử. Trường hợp thực hiện giao dịch điện tử: Đơn vị lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.

==> Kết quả của việc thay đổi địa chỉ công ty là thông báo chấp nhận của cơ quan bảo hiểm xã hội.

Bước 7: Thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin hóa đơn và đăng ký tiếp tục sử dụng hóa đơn GTGT.

Nếu doanh nghiệp đã thay đổi trụ sở công ty hoặc thay đổi địa điểm kinh doanh của công ty thì đương nhiên thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử cũng phải thay đổi theo.

Nếu thủ tục chuyển địa chỉ công ty trong cùng Quận/Huyện thì chỉ cần liên hệ cán bộ quản lý thuế để làm thủ tục xác nhận việc thay đổi để được sử dụng hóa đơn điện tử với địa chỉ mới của doanh nghiệp.
Nếu việc thay đổi trụ sở công ty khác Quận/Huyện hoặc khác Tỉnh/Thành phố thì doanh nghiệp cần thực hiệc thủ tục chuyển hồ sơ thuế từ cơ quan quản lý thuế cũ sang cơ quan quản lý thuế mới.

THAY ĐỔI TRỤ SỞ ĐỐI CHO CÔNG TY CÓ VỐN ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI

Bước 1: Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (điều chỉnh giấy ERC)

Công ty nộp một bộ hồ sơ như thủ tục ở trên lên cơ quan đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở.

Thời gian xử lý: 03 – 06 ngày làm việc, kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận được hồ sơ hợp lệ.

Bước 2: Điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (điều chỉnh giấy IRC)

Hồ sơ điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư vì thay đổi trụ sở công ty bao gồm:

Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư;
Báo cáo tình hình thực hiện dự án đầu tư;
Đề xuất thực hiện dự án;
Quyết định của Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc điều chỉnh Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đã được cấp;
Giấy ủy quyền.

Lưu ý:

Công ty phải nộp đầy đủ các báo cáo trực tuyến, báo cáo giám sát trước khi điều chỉnh IRC.
Có Hợp đồng thuê văn phòng và các giấy tờ có liên quan.

MẪU VĂN BẢN THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY

Mẫu 08-MST thông báo thay đổi thông tin thuế quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC sử dụng để bắt đầu thủ tục chốt thuế.
Mẫu 09-MST thông báo chuyển địa điểm theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC là kết quả công ty nhận được sau khi chốt thuế.
Mẫu II-1 Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại Phụ lục II-1 thông tư 01/2021/TT-BKHĐT sử dụng khi thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh.
Mẫu A.I.11.h Văn bản đề nghị điều chỉnh dự án đầu tư tại Thông tư 03/2021/TT-BKHĐT sử dụng khi thay đổi địa điểm triển khai dự án đầu tư. (Trường hợp doanh nghiệp có vốn nước ngoài)

TRƯỜNG HỢP KHÔNG THÔNG BÁO THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY

Theo quy định tại Điều 44 – Nghị định 122/2021/NĐ-CP việc chậm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp sẽ bị phạt cảnh cáo và phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng.

Ngoài ra, cơ quan thuế có quyền kiểm tra trụ sở doanh nghiệp, nếu công ty không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký trước đó hoặc chưa thông báo thay đổi thì có thể sẽ bị thuế mời lên làm việc và nặng nhất là khóa mã số thuế.

NHỮNG VẤN ĐỀ KHÁC LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC THAY ĐỔI TRỤ SỞ CÔNG TY

Nên thông báo cho khách hàng và các bên liên quan đến việc thay đổi địa chỉ;
Cập nhật lại thông tin tài khoản ngân hàng;
Ký lại phụ lục hợp đồng với khách hàng, hợp đồng lao động…
Cập nhật lại Điều lệ công ty.

MỌI THẮC MẮC QUÝ KHÁCH LIÊN HỆ LẠI THEO THÔNG TIN DƯỚI ĐÂY ĐỂ ĐƯỢC VIỆT LUẬT HỖ TRỢ

Hãy gọi cho chúng tôi theo số:
Tổng đài: 028.7777.5678 (30 lines)
Điện thoại di động (Zalo/Viber): 0934234777 – 0938234777 – 0936234777
Email: [email protected]