Những điều cần biết khi sử dụng hóa đơn diện tử

Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2020, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 151 (Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 1/7/2022). Tuy nhiên, Luật này cũng quy định về việc khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực trước ngày 1/7/2022. Tuy nhiên, hiện tại còn khá nhiều doanh nghiệp đang vướng mắc về hóa đơn điện tử cũng như cách sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào? Việt Luật mời quý doanh nghiệp tham khảo qua bài viết sau:

1.Hóa đơn điện tử là gì? – Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử.

Căn cứ pháp lý: Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính

2.Thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp

Căn cứ: Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 gồm 17 chương 152 điều, có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2020, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 151 (Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 1/7/2022). Tuy nhiên, Luật cũng quy định về việc khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực trước ngày 1/7/2022.

Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

3.Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Quy trình phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 68/2019/TT-BTC

4. Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Lập hóa đơn điện tử

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

Gửi hóa đơn điện tử từ người mua đến người bán

• Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
• Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.

Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉn, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

5. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Tường Vy / Việt Luật