Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp

Thay đổi người đại diện theo pháp luật (“người đại diện”) là thủ tục được thông báo cho Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở khi Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi người chịu trách nhiệm về mặt pháp lý của công ty. Điều kiện và trình tự thay đổi như thế nào sẽ được Việt Luật tóm tắt cho bạn đọc trong bài viết sau đây.

Mục lục

Cơ sở pháp lý (kể từ ngày 26/07/2023)

Bộ Luật dân sự 2015
Luật Doanh nghiệp 2020
Nghị định 01/201/NĐ-CP hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp

Khái niệm về người đại diện theo pháp luật

Theo quy định tại Điều 12 – Luật Doanh nghiệp 2020 thì:

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Một công ty có thể có 1 hoặc nhiều người đại diện.
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật;
Công ty có thể thuê người khác làm đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật có thể không phải là người góp vốn trong doanh nghiệp.

=> Nếu công ty chỉ có 1 đại diện pháp luật là người nước thì bắt buộc khi soạn hồ sơ, phải có địa chỉ tại Việt Nam.

Điều kiện trở thành người đại diện theo pháp luật

Không thuộc các trường hợp tại Khoản 2 – Điều 17 – Luật Doanh nghiệp 2020 (nội dung bên dưới bài viết này)
Từ đủ 18 tuổi trở lên;
Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

Chức danh của người đại diện theo pháp luật

Tổng Giám đốc công ty;
Giám đốc công ty;
Chủ tịch công ty – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Chủ tịch Hội đồng quản trị – đối với công ty cổ phần;
Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – Đối với công ty cổ phần;
Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
Chủ tịch Hội đồng thành viên – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
Hoặc các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.

Trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật (kể từ ngày 26/07/2023)

Khi chọn Việt Luật hỗ trợ thay đổi đại diện theo pháp luật của công ty, quý doanh nghiệp chỉ cần cung cấp mã số thuế của công ty và thông tin cá nhân (nộp kèm bản sao có chứng thực CMND hoặc hộ chiếu) của người đại diện theo pháp luật mới, chúng tôi sẽ thực hiện tất cả các thủ tục liên quan.

==> Sau 3 ngày, chúng tôi sẽ giao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với tên công ty mới.

Phí dịch vụ thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: 1.000.000 VND (đã bao gồm lệ phí Nhà nước, bố cáo điện tử).

Lưu ý: Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT (10%).

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Quý khách hàng cung cấp thông tin bao gồm:

Mã số thuế công ty;
Thông tin của người đại diện mới (CCCD/Hộ chiếu).

Bước 2: Soạn hồ sơ và hướng dẫn quý khách hàng ký tên

Thành phần hồ sơ bao gồm:

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số Phụ lục II-2
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh có nội dung thay đổi về thuế;
Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi người đại diện;
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện mới;
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số Phụ lục II-2
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh có nội dung thay đổi về thuế;
Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện;
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện mới;
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.

Đối với công ty cổ phần:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo mẫu số Phụ lục II-2
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh có nội dung thay đổi về thuế;
Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện;
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện mới;
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.

Đối với công ty hợp danh:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
Danh sách thành viên công ty hợp danh quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020, trong đó không bao gồm nội dung kê khai về thành viên góp vốn;
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên hợp danh mới.
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.

Đối với doanh nghiệp tư nhân:

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp có chữ ký của người bán, người tặng cho và người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân đối với trường hợp bán, tặng cho doanh nghiệp tư nhân; chữ ký của người thừa kế đối với trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân chết;
Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người mua, người được tặng cho doanh nghiệp tư nhân, người thừa kế;
Hợp đồng mua bán hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc mua bán trong trường hợp bán doanh nghiệp tư nhân; hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho doanh nghiệp tư nhân; bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế.

Bước 3: Nộp hồ sơ và đóng phí bố cáo

Quý doanh nghiệp sẽ phải scan hồ sơ và gửi lên Cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.
Sau đó theo dõi và nhận thông báo sửa đổi, bổ sung nếu có từ Phòng Đăng ký kinh doanh. Trường hợp nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ giấy về địa chỉ Phòng Đăng ký kinh doanh nơi thành lập.

Bước 4: Nhận kết quả và bàn giao cho quý khách

Sau thời gian từ 3 – 5 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với nội dung mới nếu hồ sơ hợp lệ.

Bước 5: Quý khách hàng cập nhật lại các thông tin khác theo nội dung mới

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp cần lưu ý việc đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;
Trường hợp đại diện pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nếu có nhu cầu thay đổi thì công ty cần làm thủ tục thay đổi nếu có quyết định của cấp trên.
Thông báo với bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm, các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Trường hợp giấy phép con của công ty đứng tên người đại diện cũ và trường hợp họ không còn chịu trách nhiệm nữa thì tiến hành thay đổi người đứng tên.

Lưu ý khi nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Khi doanh nghiệp tiến hành thủ tục thay đổi người đại diện theo PL nếu trên đăng ký doanh nghiệp chưa có thông tin số điện thoại hoặc chưa cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc chưa phân mã ngành theo hệ thống mã ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp cần thực hiện, bổ sung cùng với thủ tục thay đổi người đại diện theo PL.
Người ký thông báo thay đổi người đại diện theo PL là một trong các cá nhân sau đây:
- Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với loại hình công ty tương ứng;
- Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng thành viên/ Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu;

Đối tượng không được là người đại diện theo pháp luật

Những cá nhân sau đây không được phép làm người đại diện theo pháp luật của công ty:

Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức
Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp
Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác
Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi
Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

Một số lưu ý về việc nhầm lẫn Giám đốc – Người đại diện theo pháp luật

1. Không phải đại diện theo pháp luật luôn luôn là giám đốc.

Người đại diện theo pháp luật có thể chọn 1 chức danh là giám đốc, chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị hoặc 1 chức danh khác. Do đó, không phải lúc nào đại diện theo pháp luật cũng là giám đốc.

2. Công ty có thể có nhiều đại diện theo pháp luật.

Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp có thể có nhiều người làm đại diện theo pháp luật.

3. Chỉ có thay đổi đại diện theo pháp luật mới cần thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Khi cần thay đổi người đại diện theo pháp luật chúng ta mới cần đăng ký thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu thay đổi giám đốc thì chỉ cần bổ nhiệm giám đốc mới, nếu thay đổi chủ tịch hội đồng thành viên hay chủ tịch hội đồng quản trị thì có thể bầu lại người mới. Do đó, trong bài viết này, chúng ta chỉ bàn về thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty.

4. Chức danh giám đốc (tổng giám đốc) chỉ có 1 người.

Người đứng đầu có quyền và nghĩa vụ điều hành mọi hoạt động của công ty là giám đốc (có công ty dùng chức danh tổng giám đốc). Chức danh cao nhất này chỉ có một người đảm nhiệm. Nếu công ty dùng chức danh tổng giám đốc cho người này thì có thể dùng chức danh “giám đốc” cho các trưởng bộ phận và từ giám đốc luôn đi kèm với bộ phận mà người đó phụ trách.

5. Đại diện theo pháp luật KHÔNG có toàn quyền quyết định bao gồm ký kết các hợp đồng.

Rất nhiều người nhầm lẫn rằng người đại diện theo pháp luật có toàn quyền quyết định và chỉ có họ mới có quyền ký hợp đồng.

Thực ra, người có quyền cao nhất quyết định mọi hoạt động trong doanh nghiệp là chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên, Chủ tịch hội đồng thành viên (được hội đồng thành viên uỷ quyền quyết định), chủ tịch hội đồng quản trị (được hội đồng quản trị hay đại hội đồng cổ đông uỷ quyền).

Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp quy định “Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Luật Doanh nghiệp không mặc nhiên trao quyền cho người đại diện theo pháp luật ký kết các hợp đồng (xác lập giao dịch) trừ hợp đồng lao động (Quy định tại Bộ Luật Lao động). Tuy nhiên, phần lớn người đại diện theo pháp luật đồng thời là giám đốc. Do đó, họ ký ký kết các hợp đồng với tư cách là giám đốc, quyền này được trao trong quyết định bổ nhiệm giám đốc.

Sau khi hiểu rõ vai trò, quyền và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của công ty, doanh nghiệp muốn thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể tự thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc nhờ Việt Luật hỗ trợ

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Theo quy định tại Điều 13 – Luật Doanh nghiệp 2020 thì người đại diện có trách nhiệm sau đây:

Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp;
Người đại diện của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định theo những nội dung trên.

Tham khảo thêm Thành lập công ty trọn gói và Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.

Mọi thắc mắc, quý khách liên hệ lại để được hỗ trợ.

Hãy gọi cho chúng tôi theo số:
Tổng đài: 028.7777.5678 (30 lines)
Điện thoại di động (Zalo/Viber): 0934234777 – 0938234777 – 0936234777
Email: [email protected]