Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục hành chính trong đó cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, văn bản do nước ngoài cấp để tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự ra sao? Mời bạn đọc tham khảo trong bài viết dưới đây.
Tham khảo thêm: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói và Dịch vụ thành lập công ty nước ngoài
KHÁI NIỆM VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ
Hợp pháp hóa lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự là hai thủ tục hành chính quan trọng giúp công nhận giá trị pháp lý của giấy tờ, tài liệu do nước ngoài hoặc Việt Nam cấp.
Phân biệt hai loại thủ tục:
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Áp dụng cho giấy tờ, tài liệu do nước ngoài cấp, giúp chúng được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
- Chứng nhận lãnh sự: Áp dụng cho giấy tờ, tài liệu do Việt Nam cấp, giúp chúng được công nhận và sử dụng hợp pháp ở nước ngoài.
Mục đích chung:
Cả hai thủ tục đều nhằm xác nhận tính chính xác và tin cậy của con dấu, chữ ký, và chức danh trên giấy tờ, tài liệu. Việc này giúp đảm bảo tính hợp pháp và khả năng sử dụng của giấy tờ trong giao dịch quốc tế.
Lưu ý quan trọng:
- Hợp pháp hóa lãnh sự và Chứng nhận lãnh sự không đánh giá nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
- Việt Nam chưa tham gia Công ước LaHay (Hague/Apostille), do đó, tất cả giấy tờ do Việt Nam cấp hoặc sử dụng tại Việt Nam (kể cả tại các quốc gia thành viên Công ước) đều cần hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ, hoặc theo quy định thỏa thuận song phương giữa Việt Nam và quốc gia có liên quan.
Ví dụ:
- Bạn cần sử dụng bằng cấp đại học do Việt Nam cấp tại Hoa Kỳ, bạn cần thực hiện thủ tục Chứng nhận lãnh sự cho bằng cấp này.
- Công ty của bạn cần ký hợp đồng với đối tác nước ngoài, bạn cần thực hiện thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự cho hợp đồng.
CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ/CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ
- Tại Việt Nam: Cục lãnh sự Bộ ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong nước. Ngoài ra, có 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
- Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.
Ví dụ: Đại sứ quán Việt Nam tại Singapore/Nhật Bản… có quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu ở nước ngoài.
NGÔN NGỮ SỬ DỤNG ĐỂ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ
Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hoá lãnh sự là tiếng Việt và tiếng Anh. Ngôn ngữ sử dụng để chứng nhận lãnh sự là ngôn ngữ chính thức của nước ngoài, nơi giấy tờ, tài liệu của Việt Nam được đem ra sử dụng hoặc là một trong các ngôn ngữ chính thức của Liên Hợp quốc.
THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TÀI LIỆU NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
Trường hợp tại Việt Nam
Bước 1: Mang tài liệu đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của nước ngoài để chứng nhận
Bước 2: Mang tài liệu đã được chứng nhận ở Bước 1 đến Sở ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh (184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh) để hợp pháp hóa lãnh sự
Trường hợp tại nước ngoài
Mang tài liệu đến Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài để hợp pháp hóa lãnh sự.
Thành phần hồ sơ
- 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
- 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
- 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
- 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
- 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
- Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.
Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự:
- Giấy tờ có từ 02 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.
- Giấy tờ của nước ngoài cần được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác) trước khi được phía Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự để được sử dụng tại Việt Nam.
- Giấy tờ không bị rách, tẩy xóa, làm giả mạo hay có mục đích không chính đáng.
Thời gian để hợp pháp hóa lãnh sự
Theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu phụ thuộc vào tính chất và số lượng của loại hồ sơ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự nhưng sẽ không quá 01 tuần làm việc.
Cụ thể:
- 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ;
- Chông quá 05 ngày làm việc nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên;
- Có thể lâu hơn nếu cần kiểm tra tính xác thực của chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự.
Chi phí để hợp pháp hóa lãnh sự
Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự được quy định trong thông tư 157/2016/TT-BTC, cụ thể như sau:
- Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần
- Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần
- Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 đồng/bản/lần.
- Phí gửi và nhận hồ sơ qua bưu điện (nếu có): Theo quy định của dịch vụ bưu chính
Lưu ý:
- Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ)
- Lệ phí nộp cùng lúc với nộp hồ sơ và biên lai thu phí được trả khi nhận kết quả.
- Để sử dụng giấy tờ tài liệu nước ngoài tại Việt Nam, bạn cần thêm bước chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước đó. Để sử dụng tài liệu giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài, bạn cần thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước đó. Mức phí sẽ quy định khác nhau theo từng quốc gia.
- Có một số giấy tờ tài liệu không thu lệ phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TÀI LIỆU VIỆT NAM ĐỂ SỬ DỤNG Ở NƯỚC NGOÀI
Bước 1: Dịch thuật tài liệu sang tiếng Anh hoặc tiếng quốc gia nơi văn bản cần sử dụng
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
- 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc tờ khai online gửi trực tiếp tới Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ và in nộp kèm hồ sơ. Tải về mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự số LS/HPH-2012/TK.
- Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
- 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
- 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
- Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.
Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự:
- Giấy tờ có từ 02 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.
- Giấy tờ của nước ngoài cần được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác) trước khi được phía Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự để được sử dụng tại Việt Nam.
- Giấy tờ không bị rách, tẩy xóa, làm giả mạo hay có mục đích không chính đáng.
Bước 3: Xin chứng nhân lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam
Bước 4: Xin xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nước nơi tài liệu được sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự
Mang hồ sơ kèm theo giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự ở trên tới cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự.
Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau để được hỗ trợ
Tổng đài: 028.7777.5678 (20 lines)
Hotlines: 0934.234.777 – 0936.234.777 – 0938.234.777
Email: [email protected]
Website: www.vietluat.vn