Một số lưu ý về hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác; hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC. Trên thực tê, có rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang còn sử dụng hóa đơn giấy để xuất cho khách hàng; việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã trở thành mối quan tâm của rất nhiều kế toán doanh nghiệp. Dưới đây, Việt Luật cung cấp cho quý Doanh nghiệp một số lưu ý về hóa đơn điện tử:

Xem thêm:

Căn cứ pháp lý:

Thông tư 10/2014/TT-BTC.
Thông tư 68/2019/TT-BTC
Nghị định 119/2018/NĐ-CP

1. Các lỗi cần tránh khi khởi tạo hóa đơn điện tử

Khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ một trong các nội dung bắt buộc phải đúng sau đây: Ký hiệu hóa đơn; Ký hiệu mẫu hóa đơn; Số hóa đơn.

Mức phạt: Phạt tiền từ 2 – 4 triệu đồng

Khởi tạo hóa đơn điện tử đảm bảo đúng các nội dung bắt buộc như trên nhưng thiếu hoặc sai các nội dung khác; trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Mức phạt vụ thể như sau:

Phạt cảnh cáo nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn đã được khắc phục và vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.

Phạt 2 triệu đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn không được khắc phục nhưng đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Phạt tiền từ 2 – 4 triệu đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.

Khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện quy định. Hiện nay, các điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP; và hướng dẫn chi tiết tại Điều 4 của Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Mức phạt: Phạt tiền từ 4 – 8 triệu đồng

Khởi tạo hóa đơn điện tử giả. Hóa đơn giả là hóa đơn được khởi tạo theo hóa đơn đã được phát hành của tổ chức; cá nhân khác hoặc khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

Mức phạt:

Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị đình chỉ quyền khởi tạo hóa đơn điện tử từ 01 tháng đến 03 tháng; kể từ ngày quyết định xử phạt có hiệu lực thi hành

2. Thời điểm lập và ký hóa đơn như thế nào?

Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực thi hành từ ngày 14/11/2019 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo đó:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số; ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm; và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.

Đơn cử như quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử trong một số trường hợp sau đây:

Đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục; công đoạn dịch vụ xác định theo quy định tại Khoản 1, 2, 3 Điều 7 Nghị định 119;
Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu; bàn giao công trình; hạng mục công trình; khối lượng xây dựng; lắp đặt hoàn thành; không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền;
Đối với hoạt động tìm kiếm thăm dò; khai thác dầu thô,… thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô sẽ căn cứ quy định khoản 1, 3 Điều 7 Nghị định

3. Xử lý hóa đơn điện tử đã gửi người mua bị sai sót

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế đã lập và gửi cho người mua mà phát sinh sai sót thì xử lý như sau:

Trường hợp sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế:

Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót;
Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành kèm theo Nghị định 119 về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót;
Không phải lập lại hóa đơn.

Trường hợp sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng:

Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót;
Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04;
Người bán lập HĐĐT mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới.

Lưu ý: HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số; ký hiệu hóa đơn… số hóa đơn…; ngày… tháng… năm”.

Cần hỗ trợ về dịch vụ kế toán – thuế; Bảo hiểm xã hội; Pháp lý doanh nghiệp; Đầu tư nước ngoài… vui lòng liên hệ với Việt Luật.