Để thực hiện quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc áp dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/7/2022, không ít doanh nghiệp gặp vướng mắc trong việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Vì thế,các bước hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi sang hóa đơn điện tử tước ngày 01/07/2022 trong trường hợp vẫn đang còn dùng hóa đơn giấy qua bài viết dưới đây.
Theo quy định về xử lý chuyển tiếp tại Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hướng dẫn bởi Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC), đối với các doanh nghiệp trên địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai hóa đơn điện tử theo Quyết định của Bộ Tài chính trên cơ sở đề nghị của Tổng cục Thuế thì có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình thông báo của cơ quan thuế trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022.
Trường hợp doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã thì phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Doanh nghiệp tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước ngày 01/07/2022 theo các bước sau:
Bước 1. Xác định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã hay không có mã của cơ quan thuế
Bước 2. Khởi tạo hóa đơn
Trước khi khởi tạo hóa đơn, doanh nghiệp ra Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo một trong hai hình thức sau:
– Nộp văn bản giấy trực tiếp tại trụ sở của cơ quan thuế; hoặc
– Nộp văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Khởi tạo hóa đơn là việc doanh nghiệp tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện điện tử của doanh nghiệp hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.
Bước 3. Phát hành hóa đơn
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần gửi đến cơ quan thuế trực tiếp:
– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC);
– Mẫu hóa đơn điện tử (có ký số của doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn và theo đúng định dạng gửi cho người mua): gửi cho cơ quan thuế theo đường điện tử.
Bước 4. Xử lý hóa đơn không tiếp tục sử dụng
(1) Doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế hóa đơn không tiếp tục sử dụng khi:
– Doanh nghiệp phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng;
– Doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng.
(2) Doanh nghiệp có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn theo thủ tục sau:
Thời hạn hủy hóa đơn
– Doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn trong thời hạn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
– Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải hủy hóa đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng.
Trình tự
– Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
– Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn phải có:
+ Đại diện lãnh đạo của doanh nghiệp; và
+ Đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp.
– Doanh nghiệp phải lập hồ sơ hủy hóa đơn, bao gồm các giấy tờ sau:
+ Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn;
+ Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);
+ Biên bản hủy hóa đơn (phải có chữ ký của các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn);
+ Thông báo kết quả hủy hóa đơn (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC).
– Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Lưu ý: Hủy hóa đơn của cơ quan thuế do Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.
Bước 5. Lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn điện tử theo một trong hai hình thức sau:
– Doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của chính doanh nghiệp;
– Doanh nghiệp truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần theo dõi thông báo của cơ quan thuế về lộ trình cũng như hướng dẫn cụ thể trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đến hết ngày 30/06/2022.
Thư Viện Pháp Luật.