Trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế hiện nay, việc thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài để mở rộng hoạt động kinh doanh của các tổ chức nước ngoài, từ đó tạo ra những cơ hội mới trong kinh doanh và hợp tác giữa các nước. Tuy nhiên, việc thành lập văn phòng đại diện cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng được nhiều thủ tục pháp lý. Trong bài viết này, Việt Luật và quý khách cùng tìm hiểu về quá trình và các yếu tố cần thiết để thành lập Văn phòng đại diện của TNNN.
1/ Quyền thành lập và chức năng của văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Theo quy định tại Điều 3 – Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài thì:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Chức năng:
- Văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân mà mình đại diện;
- Không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Văn phòng đại diện trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.
2/ Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (được áp dụng từ ngày 01/06/2023)
Điều kiện thành lập được quy định tại Điều 7 – Nghị định 07/2016/NĐ-CP bao gồm:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
3/ Những điểm cần lưu ý khi thành lập Văn phòng đại diện
a/ Trụ sở:
- Phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật;
- Không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.
b/ Tên văn phòng đại diện
-
- Được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
- Kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với Văn phòng đại diện.
c/ Chế độ báo cáo hoạt động
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện gửi báo cáo theo mẫu về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới cơ quan cấp phép;
- Có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
d/ Người đứng đầu văn phòng đại diện
- Chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong/ngoài phạm vi được thương nhân nước ngoài ủy quyền;
- Phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ khi xuất cảnh;
Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
-
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;
- Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
4/ Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Bước 1: Việt Luật tư vấn, soạn thảo hồ sơ
- Dựa vào những thông mà khách hàng đã cung cấp, tư vấn những thủ tục phù hợp;
- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, nhanh chóng
Thành phần hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản gốc Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán trong năm tài chính gần nhất;
- Hoặc văn bản xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của trưởng Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện:
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm;
- Bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.
Lưu ý: Tài liệu được nước ngoài cấp phải được Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng sang Tiếng Việt trừ hộ chiếu.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Thẩm quyền cấp Giấy phép: được quy định tại Điều 5 – Nghị định 07/2016/NĐ-CP
- Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao;
- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) nếu trụ sở đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
Hình thức nộp:
- Trực tiếp;
- Đường bưu điện;
- Trực tuyến Sở Công Thương thành phố Hồ Chí Minh (ví dụ trường hợp tại Thành phố Hồ Chí Minh)
Lệ phí: 1.500.000 đồng/hồ sơ
Bước 3: Nhận kết quả
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
Bước 4: Đăng ký mã số thuế
Theo quy định tại Khoản 2 – Điều 33 – Luật Quản lý thuế 2019 thì trong 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập thì Văn phòng đại diện có trách nhiệm nộp hồ đăng ký để được cấp mã số thuế gồm 10 số.
Bước 5: Đăng ký khắc dấu
- Việt Luật hỗ trợ soạn hồ sơ khắc dấu và
- Cùng Trưởng đại diện nộp hồ sơ và nhận con dấu tại Cơ quan công an nơi dự kiến đặt trụ sở.
Mọi thắc mắc quý khách liên hệ lại để được hỗ trợ
Hãy gọi cho chúng tôi theo số:
Tổng đài: 028.7777.5678 (30 lines)
Điện thoại di động (Zalo/Viber): 0934234777 – 0938234777 – 0936234777
Email: tuvan@vietluat.vn