Đối với doanh nghiệp mới thành lập hay kể cả doanh nghiệp thành lập đã lâu, việc ký tên, đóng dấu trong văn bản đôi khi tưởng chừng đơn giản nhưng chưa hẳn doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. Vậy quy định về ký tên, đóng dấu như thế nào? Khi nào được đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai? Hãy cùng Việt Luật tham khảo bài viết sau:

Xem thêm: 

Căn cứ pháp lý:

– Nghị định 110/2004/NĐ-CP

– Nghị định 09/2010/NĐ-CP

Nghị định 110/2004/NĐ-CP

– Thông tư 01/2011/TT-BNV

– Công văn 6550/TCHQ-VP năm 2012

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP

– Luật công chứng 2014

1. Ai có quyền ký tên trong văn bản?

Tùy thuộc vào mô hình hoạt động của cơ quan, tổ chức và tình hình thực tế mà thẩm quyền ký văn bản có khác nhau.

  • Ký Thay

Áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức.

Cấp phó có thể ký thay trong trường hợp được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao ký các văn bản trong lĩnh vực được phân công phụ trách và 1 số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.

Lưu ý: Trước tên chức danh, vị trí của thủ trưởng, người đứng đầu phải có ghi“KT.” Nghĩa là ký thay.

  • Ký thay mặt

Áp dụng đối với cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

Trường hợp đó là những vấn đế quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể ký các văn bản này hoặc cấp phó, các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác cũng có thể ký thay mặt theo ủy quyền của người đứng đầu và văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Lưu ý: Trước tên tập thể lãnh đạo đó, phải có ghi “TM.” Nghĩa là thay mặt

Còn đối với những văn bản khác thì thực hiện ký thay như đã nêu trên.

  • Ký thừa ủy quyền 

Áp dụng trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền  1 số văn bản mà mình phải ký.

Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong thời gian nhất định và nhớ rằng người ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký.

Luu ý: Trước tên chức danh, vị trí của thủ trưởng, người đứng đầu phải có ghi “TUQ.” Nghĩa là thừa ủy quyền.

  • Ký thừa lệnh

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số văn bản,

Tương tự như ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Lưu ý: Trước tên cơ quan, tổ chức giao ký, phải ghi “TL.” Nghĩa là thừa lệnh.

2. Khi ký tên phải dùng mực nào?

  • Không được dùng bút chì
  • Không được dùng màu mực đỏ
  • Không được dùng các thứ mực dễ phai

3.  Phải đóng dấu như thế nào trên văn bản?

  • Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định (màu đỏ, hình tròn đối các con dấu sử dụng trong cơ quan nhà nước)
  • Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • Các phụ lục kèm theo văn bản chính sẽ do người ký văn bản quyết định việc đóng dấu.
  • Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
  • Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành hướng dẫn.

4. Trường hợp và cách thức sử dụng dấu treo

  • Trường hợp sử dụng:

Đó là các loại văn bản hành chính, văn bản lưu nội bộ cơ quan, tổ chức, hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này hoặc các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán.

  • Cách thức sử dụng:

Được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính), vì thông thường tên của cơ quan, tổ chức được viết phía trên bên trái và trên đầu.

5. Trường hợp và cách thức sử dụng dấu giáp lai

  • Trường hợp sử dụng:

Đó là tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ, chứng từ kế toán nêu trên có từ 2 trang trở lên đối với văn bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt, việc đóng dấu giáp lai để trên tất cả các trang của văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ, chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chân thực của từng trang và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo.

  • Cách thức sử dụng:

Dấu được đóng vào khoảng giữa mép của văn bản, trùm lên 1 phần của tất cả các trang của văn bản, hợp đồng, giấy tờ, chứng từ kế toán.

Lưu ý: Mỗi dấu đóng không quá 05 trang in 01 mặt, 09 trang in 02 mặt văn bản.

Ngoài 02 loại đóng dấu nêu trên, trong thực tế dấu việc đóng dấu còn được đóng tại phần chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản (tại trang cuối của văn bản, hợp đồng), khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Trên đây là những lưu ý về việc sử dụng chữ ký, cách thức đóng dấu trong doanh nghiệp, với những lưu ý này, Việt Luât hi vọng sẽ giúp Quý doanh nghiệp có kiến thức cơ bản để thực hiện đúng theo quy định. Để được hỗ trợ hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp tốt nhất. 

 

Đánh giá bài viết