Trong hoạt động kế toán của các doanh nghiệp, không thể nào tránh khỏi các sai sót. Viết sai hóa đơn Giá trị gia tăng là một trong những sai sót phổ biến nhất, các sai sót này có thể bắt nguồn từ: kế toán ghi sai thông tin trên hóa đơn ( sai thuế xuất; sai tên, địa chỉ, mã số thuế công ty; sai tên hàng hóa, đơn giá, số lượng; sai ngày tháng trên hóa đơn… ) Tất cả những sai sót này, dù mức độ trọng yếu hay không trọng yếu cũng sẽ làm cho hóa đơn không hợp lệ.

Vậy kế toán cần phải làm gì khi gặp những sai sót trên khi viết sai hóa đơn GTGT?

Trường hợp 1: Viết sai hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng:

Theo khoản 1  – Điều 20 của TT 39: “1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai”

Ví dụ minh họa:

  1. Nếu Hóa đơn chưa được xé ra khỏi cuống của quyển hóa đơn, thì kế toán cần gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai (không xé), sau đó xuất lại hóa đơn mới cho đúng, xé và giao liên 2 cho khách hàng.
  2. Nếu hóa đơn viết sai đã được xé khỏi cuống của quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng, thì kế toán cần gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai, xuất lại hóa đơn mới cho đúng, xé và  giao liên 2 cho khách hàng. Sau đó, lưu trữ các liên của số hóa đơn viết sai đã xé: có thể kẹp tại cuống của quyển hóa đơn hoặc có thể để riêng vào file kẹp trong tủ tài liệu để không bị thất lạc.  

Với trường hợp này, bên bán và bên mua đều sử dụng hóa đơn mới (đúng) xuất lại để kê khai hạch toán. Còn hóa đơn xuất sai đã bị gạch chéo, chỉ để lưu trữ không dùng kê khai hạch toán. Vì thế khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đưa số hóa đơn viết sai đã gạch chéo vào cột “Xóa bỏ”.  

Lưu ý: Vì hóa đơn chưa được giao cho khách hàng nên bên bán không cần phải lập Biên bản thu hồi hóa đơn.

Trường hợp 2. Viết sai hóa đơn nhưng đã giao cho khách hàng

2.1 Viết sai hóa đơn đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế

Theo khoản 2 – điều 20 của thông tư 39: 2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định”

Trong trường hợp này ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Bên bán lập biên bản thu hồi hóa đơn (2 bản – mỗi bên giữ 1 bản)

Bước 2: Thu hồi hóa đơn đã viết sai đã giao cho người mua trước đó. Sau đó tiến hành gạch chéo các liên của hóa đơn viết sai và lưu giữ chúng.

Bước 3: Xuất lại hóa đơn mới (Theo đúng  quy định).

Lưu ý: Ngày trên hóa đơn mới là ngày lập biên bản thu hồi. Bên bán và bên mua dùng hóa đơn mới (đúng) để kê khai hạch toán. Hóa đơn viết sai đã xóa bỏ (gạch chéo) không dùng để kê khai và hạch toán.

Viết sai hóa đơn đã giao cho khách hàng và đã kê khai thuế

Theo khoản 3 – điều 20 của thông tư 39: Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”

Trong trường hợp này ta thực hiện các bước sau:

Bước 1: Người bán và người mua phải lập biên bản xác nhận hoặc điều chỉnh hóa đơn sai sót (lập 2 bản – mối bên giữ 1 bản)

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót

Ví dụ minh họa:

  • Nếu kế toán viết sai  số lượng hàng hóa, sai đơn giá, sai thuế suất, tiền thuế GTGT (đã kê khai thuế):
  • Sai sót do thấp hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng
  • Sai sót do cao hơn quy định hoặc thỏa thuận của 2 bên trước đó: Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm
  • Nếu hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Lưu ý: Trên hóa đơn viết sai phần nào, ta điều chỉnh phần đó. Khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, không được ghi âm (tức là không được đánh dấu trừ đằng trước giá trị giảm). Nhưng khi kê khai thuế phải kê khai âm. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.