Do tính chất hàng hóa cũng như quy mô kinh doanh bên người bán hàng mà có một số trường hợp người mua hàng hóa không có hóa đơn giá trị gia tăng. Trong trường hợp này, thì kế toán bên mua hàng phải xử lý như thế nào để cơ quan Thuế chấp nhận khoản chi phí đó? Hãy cùng Việt Luật tìm hiểu qua bài viết sau:

Xem thêm:

Hóa đơn điện tử có xác thực là gì?

Cách sử lý các trường hợp viết sai hóa đơn

Hóa đơn điện tử có cần phải đóng dấu và ký tên người mua?

1. Các trường hợp được chấp nhận mua hàng không có hóa đơn GTGT

Theo quy định Tại Mục 2.4, Khoản 2, Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung có quy định về các khoản chi phí không được trừ khi mua các mặt hàng hóa không có hóa đơn (được phép lập bảng kê) như sau:

2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

– Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

– Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;

– Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;

– Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;

– Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.”

2. Hồ sơ để được chấp nhận trường hợp mua hàng không có hóa đơn GTGT được CQT chấp nhận bao gồm những gì?

  • Hợp đồng mua bán
  • Chứng minh thư bên bán
  • Giấy đề nghị thanh toán
  • Giấy báo nợ nếu thanh toán qua ngân hàng
  • Phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt
  • Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn GTGT theo mẫu 01/TNDN (được ban hành kèm theo TT 78/2014/TT-BTC). Bảng kê này phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm và ký tên vào bảng kê.

Lưu ý: Hàng hóa dịch vụ phải có giá bán tương đương trên thị trường. Trường hợp, doanh nghiệp để mức giá cao hơn thị trường, cơ quan Thuế sẽ căn cứ vào mức giá trên thị trường hiện tại để tính lại chi phí tính thuế TNDN. Phần chênh lệch giá trị hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua với giá trị thị trường sẽ bị loại, không được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính Thuế TNDN

3. Các trường hợp thực tế hay gặp và cách xử lý theo thông tư mới nhất.

Trường hợp 1: Chi phí quảng cáo trên mạng của một số trang quảng cáo trong và ngoài nước với hình thức thanh toán bằng thẻ ngân hàng không có hóa đơn GTGT

Về nguyên tắc, các khoản chi của doanh nghiệp cho hoạt động quảng cáo trên các trang mạng xã hội (ví dụ yahoo, facebook, google,…) hoặc các nhà mạng trong và ngoài nước sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chiụ thuế TNDN, nếu các hoạt động quảng cáo này phục vụ hoạt động SXKD của DN và có đầy đủ chứng từ hoặc hoá đơn hợp pháp, hợp lệ.

Tình huống 1: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng quảng cáo đối với các doanh nghiệp trong nước.

Chứng từ trong trường hợp này bao gồm:

  • Hợp đồng cung cấp dịch vụ
  • Hóa đơn GTGT   
  • Biên bản nghiệm thu hợp đồng
  • Chứng từ thanh toán: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo có (nếu thanh toán qua ngân hàng)

Tình huống 2: Doanh nghiệp ký kết hợp đồng quảng cáo đối với các doanh nghiệp nước ngoài (Quảng cáo Facebook, quảng cáo Google Adwords…)

Thông thường, các nhà mạng/nhà quảng cáo quốc tế (không đăng ký thuế tại Việt Nam) không có Hợp đồng dạng văn bản giấy và Hoá đơn của Việt Nam mà thường có các điều khoản giao kết ngay trên trang quảng cáo. Theo đó, nếu khách hàng có nhu cầu quảng cáo, và chấp nhận các quy định về thời gian, phương thức, mức tiền chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng hoặc tài khoản ngân hàng,… thì sẽ tiến hành thực hiện (mua) dịch vụ của nhà cung cấp. Do đó, bộ chứng từ cần thiết để DN được tính vào chi phí được trừ bao gồm:

  • Tờ trình nhu cầu chạy quảng cáo của bộ phận kinh doanh cần quảng cáo với cấp trên, kèm theo bản in các điều khoản mà nhà mạng/trang quảng cáo đó đưa ra (giá cả, phương thức quảng cáo, cách trả tiền, thời gian chạy quảng cáo,…) được Lãnh đạo DN phê duyệt.
  • Biên cáo nghiệm thu của bộ phận kinh doanh hoặc bằng chứng chứng minh quảng cáo của doanh nghiệp hoàn thành theo hợp đồng trên.
  • Chứng từ thanh toán: Sao kê ngân hàng kèm uỷ nhiệm chi, séc của DN chứng minh việc DN thanh toán tiền trả cho trang quảng cáo;
  • Tờ khai và chứng từ nộp thuế nhà thầu nước ngoài theo quy định tại Thông tư số 78/2014Thông tư 103/2014/TT-BTC.

Trường hợp 2: Doanh nghiệp thuê xe ô tô, hoặc máy ủi, máy xúc… của cá nhân (có giá trị lớn)

Chi phí vận chuyển này cũng không được quy định trong thông tư 78 trên, nên các bạn có thể chuyển sang ký hợp đồng khoán việc với cá nhân cho thuê. Hồ sơ gồm:

  • Hợp đồng giao khoán
  • Hợp đồng giao khoán
  • Biên bản nghiệm thu công việc
  • Chứng minh thư pho tô của cá nhân cho thuê
  • Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (thanh toán bằng tiền mặt) hoặc giấy báo nợ (thanh toán chuyển khoản).
  • Hoá đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp (Cụ thể: Cá nhân cho thuê xe sẽ phải mang những giấy tờ sau để lên cơ quan thuế để nộp thuế: Hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu hoàn thành công việc, chứng từ thanh toán, CMT photo. Sau khi nộp thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp cho 1 hoá đơn bán lẻ để đưa cho DN)

Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê nhà, cửa hàng của cá nhân có giá nhỏ hơn 100 triệu/năm, hoặc 8,4 triệu/tháng.

Theo khoản 7 điều 1 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định:

“Hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê thuộc đối tượng phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và nộp thuế môn bài theo thông báo của cơ quan thuế.
 – Riêng đối với hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê mà tổng số tiền cho thuê trong năm thu được từ 100 triệu trở xuống hoặc tổng số tiền cho thuê trung bình một tháng trong năm từ 8,4 triệu đồng trở xuống thì không phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn lẻ đối với trường hợp này”

Như vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp không có hóa đơn GTGT đầu vào. Để được chấp nhận chi phí, doanh nghiệp cần có bộ hồ sơ thanh toán đầy đủ như sau:

  • Hợp đồng thuê nhà
  • Chứng minh thư photo của chủ nhà
  • Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo nợ của ngân hàng (nếu thanh toán qua chuyển khoản).
  • Biên bản bàn giao nhà nếu có. • Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC). (Bảng kê này sẽ lưu tại DN để sau này giải trình).

Trường hợp 4: Doanh nghiệp thuê nhà, cửa hàng của cá nhân có giá trị lớn hơn 100 triệu/năm và giá trị lớn hơn 8.4 triệu/tháng

Trong trường hợp này, các bạn yêu cầu chủ nhà ra cơ quan Thuế để nộp Thuế thu nhập, sau đó cơ quan Thuế sẽ cấp cho chủ nhà 1 hóa đơn bán lẻ. Hóa đơn này chủ nhà sẽ trao lại cho doanh nghiệp để hoàn thiện hồ sơ thanh toán.

Hồ sơ thanh toán trong trường hợp này như trường hợp thuê nhà dưới 100 triệu/năm hoặc 8.4 triệu/tháng. Tuy nhiên, bổ sung hóa đơn thuê nhà trên

Trường hợp 5: Doanh nghiệp mua lại tài sản, công cụ, dụng cụ của cá nhân (ví dụ: xe ô tô) để tiến hành sản xuất kinh doanh.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp không cần hóa đơn GTGT đầu vào. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ chứng từ đầy đủ sau:

  • Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mẫu 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC).
  • Hợp đồng mua bán xe
  • Giấy chứng nhận đăng ký quyền sở hữu mang tên công ty để làm căn cứ hạch toán giá trị tài sản cố định, trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
  • Chứng từ thanh toán: giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt), giấy báo nợ của ngân hàng (nếu thanh toán qua chuyển khoản)

Trên đây là một số lưu ý và trường hợp mua hàng không có hóa đơn GTGT mà các doanh nghiệp hay gặp phải. Chúng tôi hi vọng sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho Quý doanh nghiệp trong công tác kế toán.

Việt LuậtDịch vụ thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp